| PRESENTACIÓ | |
El nostre entorn és conseqüència de l’actual societat de la informació. Respondre amb èxit a les polítiques de qualitat i transparència exigides a les administracions públiques fa necessària la presència d’una unitat amb atribucions sobre la documentació en totes les fases del seu cicle. Les enormes masses de paper propiciades per les facilitats en la producció i reproducció de documents, així com els nous suports nascuts de les noves tecnologies, demanen actuacions que aportin directrius de racionalitat en la creació i organització dels documents, criteris de selecció documental i decisió per a l’aplicació dels resultats obtinguts.
L’Arxiu de la URV
va ser creat el 1997 per donar compliment a aquests principis. Està format
pel conjunt de documents, de qualsevol data, format o suport material, produïts
o reunits pels òrgans rectors i de govern, les persones físiques
al servei de la URV en el desenvolupament de la seva activitat administrativa,
docent i investigadora, així com les donacions o cessions de persones
físiques o jurídiques alienes a la Universitat; organitzats i
conservats per a la informació i la gestió administrativa, per
a la investigació i la cultura.
Així doncs, el paper de l’Arxiu es podria resumir en els següents punts:
1. Donar compliment a la legislació vigent que obliga les institucions públiques a tenir la documentació que produeixen organitzada i accessible, creant un sistema d’arxiu que ajudi a racionalitzar i controlar la gran massa documental que la Universitat genera en l’exercici de les seves funcions.
2. Aportar eficàcia i racionalització a les tasques d’organització de documents com a part de la gestió administrativa corrent, aplicant les noves tècniques d’arxiu.
3. Normalitzar les funcions i activitats de gestió i administració, aportant eficàcia en l’accés i la recuperació de la informació.
4. Invertir recursos de forma racional, identificant la documentació amb valors històrics, la qual cosa permet eliminar els documents amb valors efímers, millorant les condicions de conservació de la documentació important.
5. Facilitar l’accés a la informació i a la documentació custodiada a tots els membres de la comunitat universitària i a la societat en general.
Les tècniques tradicionals d’organització dels documents constitueixen un model superat que no s’adapta al nou paper de la Universitat com a administració pública. Per tant, s’han d’utilitzar nous mètodes que assegurin l’efectivitat en el control dels documents i en la recuperació de la informació. Aquests objectius s’aconsegueixen amb la implantació d’un sistema global que prevegi tot el cicle de vida dels documents i, alhora, sigui aplicable en tots els òrgans i serveis acadèmics i administatius de la URV.
L’aplicació d’aquest nou sistema d'arxiu de documents es fonamenta en una sèrie d’operacions, la base de les quals és la classificació del document des de l’oficina productora atenent la seva finalitat administrativa, docent, investigadora, acadèmica, etc.
A partir d’un quadre de classificació, que codifica i jerarquitza les funcions i activitats realitzades per la Universitat, es classifiquen tots els documents produïts o rebuts per les unitats administratives i seguint les instruccions recollides al manual d’arxiu s’agrupen i arxiven per expedients.
Els expedients són organitzats seguint aquesta codificació, es descriuen per permetre el control dels documents i la recuperació de la informació, i estan sent valorats per l’Arxiu de cara a la seva conservació o eliminació.
Per a la realització d’aquest projecte és necessària la participació de tot el personal administratiu i la col·laboració de la Unitat de Registre General.
Els serveis que actualment presta l’Arxiu són:
Formació per al personal administratiu en l’aplicació del sistema de gestió de documents.